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procédure interne

Ouverture Magasin

Dès votre arrivée, allumer l’ordinateur, l’imprimantes des tickets de caisse et l’éclairage du magasin (interrupteur se trouve sous la caisse) 

Pour ouvrir le logiciel d’encaissement : 

  • Ouvrir le dossier “Kwisatz” (image 1) 
  • Sélectionner “Vendeur” (image 2) puis “Démarrage” et pour finir, sélectionner le dossier “Vapote-Moi” (image 3)  

Votre logiciel d’encaissement est fin prêt. 

  • Penser à procéder au comptage du fond de caisse avant l’ouverture pour vérifier la somme de départ. ( Fond de caisse différent dans chaque magasin) 
  • Nettoyer les vitrines et le meuble du kiosque intérieur et extérieur, puis faites un tour complet à l’extérieur du magasin 
  • Présenter les plateaux noirs et le menu des e-liquides à disposer prêt du bar à saveurs.
  • Vérifier la présentation des produits dans la vitrine et le balisage prix et fiche technique 

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Pointeuse

Vous trouverez deux boutons sur la caisse : 

  • Pointeuse – Arrivée vendeur 
  • Pointeuse – Départ vendeur 

Mode de fonctionnement de la pointeuse : 

  • Sélectionnez votre code vendeur via le bouton “Conseiller(ère)” 
  • Une fois le code vendeur sélectionné, cliquez sur le bouton “Pointeuse” – Arrivée vendeur”. 
  • Un ticket va s’imprimer avec la date, l’heure et le code vendeur. Le ticket est à conserver et à glisser tous les jours dans le sceller. 
  • Si vous êtes en journée complète, pensez à pointer à l’arrivée et au départ pour la pause repas. 
  • N’oubliez pas de dépointer le soir à la fermeture et de glisser le ticket dans le sceller du jour. 

Arrivée

Départ

Fermeture du magasin

La procédure de fermeture répond à des règles rigoureuses : 

Elle se prépare dans les 30 dernières minutes avant la fermeture complète du magasin. Si le magasin ferme à 20 heures, nous devons accueillir, conseiller et encaisser le client jusqu’à l’heure de la fermeture. 

Clôture de caisse : 

  • Cliquez sur l’onglet “Fonction” puis “Stats Générales” (image 1) 
  • Cliquez sur “OK” (Image 2) 
  • Imprimez votre 1er ticket Z 

1/ Traitement des Espèces 

  • Pour connaître la recette du jour qui est à mettre dans le scellé, regarder sur le ticket Z dans l’encadré “Espèces” (image 3) 
  • Prélevez le montant de la recette du jour directement dans le scellé (sans le fermer) et mettre le tout, en attente dans le meuble en toute sécurité. 
  • Puis, compter le fond de caisse et remplir le tableau à cet effet (Image 4) sans rature. 
  • Mettre la grille avec soin dans le scellé. 
  • Votre fond de caisse est identique à celui de ce matin, RAS, vous pouvez mettre votre fond de caisse dans le coffre. 

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2/ Traitement des Cartes Bancaires et des “Sans Contact” 

2/a) Clôture des encaissements par Cartes Bancaires : 

  • Compléter le nombre de ticket “CB” pour le vérifier, se reporter au ticket Z onglet “CBD”, le nombre de CB es notifié à côté de “NBRE” (Image 1) 
  • Sur le clavier du TPE Central : 

Faire “F11”, puis le bouton rouge, puis “F12”. Les deux tickets vont sortir. Vérifier les quantités de tickets et le montant total stipulé sur le rapport édité avec celui du Z. Mettre les tickets CB sans contact à l’aide d’un trombone dans le scellé. 

2/ b) Clôture des encaissements par Cartes Bancaires “Sans Contact” : 

  • Comptez le nombre de ticket ” CB SANS CONTACT” (image 2) pour le vérifier, se reporter au ticket Z onglet ” CB SANS CONTACT”, le nombre de ticket est notifié. 
  • Sur le clavier du TPE Central : 
  • Faire “F21”, puis le bouton rouge, puis “F22”. Les 2 tickets vont sortir. Vérifiez les quantités de tickets et le montant total stipulé sur le rapport édité avec celui du Z. Mettre les tickets CB sans contact à l’aide d’un trombone dans le scellé. 

Vérifier qu’il n’y a pas eu une inversion entre CB et Sans Contact, piur cela utilisez le mode “correcteur ticket règlement” et le modifier. Si la télécollecte ne s’effectue pas, tenté de débrancher et rebrancher la box. Si rien ne se passe, débrancher et rebrancher le TPE, sinon appeler la direction pour signaler un problème. 

N.B : en cas d’écart sur le nombre de tickets ou sur les montants entre le rapport édité et le ticket Z, prière de prévenir la Direction le soir même avant la fermeture du magasin. 

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Compte de fidélité

Règle de base : Le compte de fidélité magasin n’est pas le même que celui du site internet. Celui du magasin apporte aux clients au bout de 10 passages en caisse, 10% de la valeur total des liquides en bon de réduction sur la 11ème visites a soldé en une seule fois. 

Pour la création du compte :

  • Cliquer sur “sélection client” puis sur “nouveau” (f4) 
  • Indiquer le nom et prénom en majuscule 
  • Numéro de téléphone sans espace entre les chiffres 
  • Adresse e-mail du client (pour l’envoi des tickets de caisse) 
  • Onglet Adresses -> indiqué sur le code postal du client 

Important : ces informations sont essentielles, pour pouvoir communiquer aux clients nos offres. 

Si vous devez consulter l’historique d’achat du client, cliquez sur l’onglet ” Historique”

PS : pensez à exporter la base fichier clients tous les jours à chaque fermeture et mettre “fermer” sur les comptes que vous croisez en doublons (même nom, prénom et coordonnées). 

Procédure Perte Casse / échantillon

DDM / DATE DE DURABILITÉ MINIMALE

INVENTAIRE

CORRECTION TICKET RÉGLEMENT / EN TÊTE

ENTRETIEN DU MAGASIN

Procédure COLISSIMO

Vous avez la possibilité de le télécharger en version écrite

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